SPRACÚVANIE OSOBNÝCH ÚDAJOV ORGÁNMI VEREJNEJ SPRÁVY PRI VYBRANÝCH INŠTITÚTOCH SPRÁVNEHO KONANIA NEPREČÍTANÉ MagOff 

SPRACÚVANIE OSOBNÝCH ÚDAJOV ORGÁNMI VEREJNEJ SPRÁVY PRI VYBRANÝCH INŠTITÚTOCH SPRÁVNEHO KONANIA^[1]

PROCESSING OF PERSONAL DATA BY ADMINISTRATIVE AUTHORITIES WITHIN SELECTED ELEMENTS OF ADMINISTRATIVE PROCEEDINGS^[2]

DOC. JUDR. JANA VALLOVÁ, PHD.
MINISTERSTVO VNÚTRA SLOVENSKEJ REPUBLIKY
SEKCIA VERENEJ SPRÁVY
ODBOR VŠEOBECNEJ VNÚTORNEJ SPRÁVY

---

KĽÚČOVÉ SLOVÁ:

ochrana osobných údajov, osobný údaj, spracovanie osobných údajov, doručovanie písomností v správnom konaní, nazeranie do spisu, účastníci správneho konania

KEY WORDS:

protection of personal data, rersonal data, processing of personal data, delivery of documents on administrative process, look into file, participants of administrative process

ABSTRAKT:

Autorka sa v príspevku venuje aktuálnym otázkam ochrany osobných údajov z pohľadu účinnej právnej úpravy k vybraným inštitútom správneho konania – doručovaniu písomností v správnom konaní a nazeraniu do administratívneho spisu. Analyzuje účastníkov správneho konania v kontexte doručovania rozhodnutí a nazerania do administratívneho spisu s viacerými účastníkmi správneho konania.

ABSTRACT/SUMMARY:

The author of the article focuses on actual questions in protection of personal data from the point of view of positive law in connection with institutes of administrative process – delivery of documents in administrative process and look into the administrative file. The author analyses participants of administrative process in context of delivery of decisions and look into administrative file with multiple participants in administrative process.

---

Spracúvanie osobných údajov orgánmi verejnej moci alebo verejnoprávnymi subjektmi je z dlhodobého hľadiska problém súvisiaci s ochranou osobných údajov fyzických osôb Európskej únie. Práve tieto subjekty verejnej moci spracúvajú osobné údaje fyzických osôb v najväčšom rozsahu úplne alebo čiastočne automatizovanými prostriedkami. Spracúvanie osobných údajov fyzických osôb sa uskutočňuje od ich narodenia až po smrť. Štátne evidencie o osobnom stave fyzických osôb, ktoré sa narodili, uzavreli manželstvo alebo zomreli na území Slovenskej republiky alebo v cudzine^[3], vedú rozsiahlu evidenciu, bez ktorej nie je možné potvrdiť administratívnu existenciu fyzickej osoby ako občana Slovenskej republiky. Spracúvať osobné údaje vo verejnom záujme môžu okrem orgánov verejnej moci aj fyzické alebo právnické osoby, ktoré sa riadia verejným alebo súkromným právom, ktorým zákon zveril rozhodovanie o právach, právom chránených záujmoch alebo povinnostiach fyzických alebo právnických osôb. Ide o subjekty, ktoré zabezpečujú plnenie úloh vo verejnom záujme najmä v oblasti služieb, kultúry, vzdelania, verejného vysielania a retransmisie či poskytovania zdravotnej a sociálnej starostlivosti. Orgány verejnej správy spracúvajú osobné údaje fyzických osôb v ich originálnej podobe, a preto sú prvotnými prevádzkovateľmi určujúcimi účel spracúvania osobných údajov fyzických osôb v štáte.

AKTUÁLNY OBSAH POJMU „OSOBNÝ ÚDAJ“

Definícia osobných údajov zodpovedá momentálnej úrovni vývoja vedy a techniky, zohľadňuje aj aspekty „elektronického fungovania“ jednotlivca v internetovom svete.^[4]

Podľa čl. 4 bod 1 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (Všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len „Nariadenie“) sa definícia osobných údajov skladá zo štyroch hlavných elementov:

• „akékoľvek informácie“;
• „týkajúce sa“;
• „identifikovanej“ alebo „identifikovateľnej“;
• „fyzickej osoby“.

V podmienkach slovenského právneho poriadku je národným identifikačným číslom tzv. všeobecne použiteľný identifikátor (rodné číslo), pričom článok 87 Nariadenia sa prejavil v § 78 ods. 4 zákona o ochrane osobných údajov, ktorý ustanovuje, že: „Pri spracúvaní osobných údajov možno využiť na účely identifikovania fyzickej osoby všeobecne použiteľný identifikátor podľa osobitného predpisu^[5] len vtedy, ak jeho využitie je nevyhnutné na dosiahnutie daného účelu spracúvania. Súhlas so spracúvaním všeobecne použiteľného identifikátora musí byť výslovný a nesmie ho vylučovať osobitný predpis, ak ide o jeho spracúvanie na právnom základe súhlasu dotknutej osoby. Zverejňovať všeobecne použiteľný identifikátor sa zakazuje; to neplatí, ak všeobecne použiteľný identifikátor zverejní sama dotknutá osoba.“^[6]

SPRACÚVANIE OSOBNÝCH ÚDAJOV

Podľa čl. 4 bod 2 Nariadenia „spracúvanie“ je operácia alebo súbor operácií s osobnými údajmi alebo súbormi osobných údajov, napríklad získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie, prepracúvanie alebo zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo poskytovanie iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie alebo likvidácia, bez ohľadu na to, či sa vykonávajú automatizovanými alebo neautomatizovanými prostriedkami.

Konkrétny spôsob spracúvania osobných údajov v tejto definícii nie je pomenovaný. Na základe judikatúry Súdneho dvora EÚ za spracúvanie osobných údajov možno považovať:

• zverejnenie osobných údajov na webstránke;^[7]
• zber zverejnených osobných údajov, zverejnenie ich zhrnutia v regionálnej tlači, ich následné nahranie na CD a rozposielanie prostredníctvom SMS;^[8]
• komunikácia osobných údajov súvisiaca so žiadosťou o prístup k dokumentom;^[9]
• odnímanie a uchovávanie odtlačkov prstov;^[10]
• nahrávanie a uchovávanie osobných údajov v rámci kamerového systému;^[11]
• prenos údajov medzi štátnymi inštitúciami na daňové účely;^[12]
• neoprávnené zverejnenie (leak) informácií o prebiehajúcich vyšetrovaniach novinárom a ich následné zverejnenie novinármi^[13]
• prevádzkovanie internetového vyhľadávača, ktorý zbiera a prijíma údaje, ktoré následne nahráva a triedi v rámci svojich indexovacích programov, uchováva na svojich serveroch a podľa situácie zverejňuje alebo sprístupňuje svojim užívateľom vo forme výsledkov vyhľadávania;^[14]
• prevádzkovanie fanúšikovskej webstránky na sociálnej sieti Facebook;^[15]
  alebo
• robenie písomných poznámok pri podomovej evanjelizačnej činnosti.^[16]

Samotná definícia spracúvania neobsahuje ďalšie požiadavky na to, o aké operácie alebo súbor operácií s osobnými údajmi musí ísť, aby išlo o spracúvanie osobných údajov. Prakticky teda akákoľvek operácia s osobnými údajmi je ich spracúvaním. Uvedená definícia spracúvania osobných údajov tento záver podporuje tým, že výslovne uvádza, že nie je podstatné, či tieto operácie sú vykonávané automatizovanými alebo neautomatizovanými prostriedkami spracúvania, t. j. či sú spracúvané elektronicky alebo manuálne. Skutočnosť, že ide o spracúvanie osobných údajov nemusí hneď znamenať, že Nariadenie sa na danú situáciu aplikuje.^[17]

Podľa Nariadenia, ako aj zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon o ochrane osobných údajov“) (§ 3 ods. 5 písm. a)) je výslovne určené, že Nariadenie, resp. zákon sa nevťahujú na spracúvanie osobných údajov fyzickou osobou v rámci výlučne osobnej činnosti alebo domácej činnosti.^[18]

OCHRANA OSOBNÝCH ÚDAJOV V KONTEXTE VYBRANÝCH INŠTITÚTOV SPRÁVNEHO KONANIA

Správne konanie je jedným z najrozšírenejších procesov, v ktorých sa rozhoduje o právach, právom chránených záujmoch a povinnostiach fyzických a právnických osôb. Na rozdiel od súdneho konania, správne konanie je najčastejšie aplikované vo veciach, v ktorých sa adresátom správy priznávajú určité práva, resp. realizujú sa ich právom chránené záujmy – nie sú žiadnou ojedinelosťou ani správne procesy, ktoré smerujú k uloženiu povinnosti.

V priebehu správneho konania vyhotovuje správny orgán viaceré písomnosti zabezpečujúce jeho účel a priebeh, s obsahom ktorých je povinný oboznámiť účastníkov správneho konania, prípadne iné subjekty. Za účelom oboznámenia účastníkov správneho konania s takýmito písomnosťami aplikuje správny orgán inštitút doručovania. Správny poriadok ustanovuje doručovanie fyzickým osobám do vlastných rúk, orgánom a právnickým osobám do vlastných rúk a doručovanie verejnou vyhláškou. Správne orgány sú povinné v konaní postupovať v súlade so zákonmi a inými právnymi predpismi, sú povinné chrániť záujmy štátu a spoločnosti, práva a záujmy fyzických osôb a právnických osôb a dôsledne vyžadovať plnenie ich povinností.

ÚČASTNÍCI SPRÁVNEHO KONANIA

Účastníkom správneho konania je fyzická alebo právnická osoba, s ktorej statusom spája právna úprava všeobecného správneho konania najviac práv a povinností. Vo svojej podstate sú to adresáti verejnej správy, pričom ich relatívne presnú procesnú špecifikáciu poskytuje § 14 ods. 1 a 2 Správneho poriadku. Správny poriadok však nemôže vymenovať všetky osoby, ktoré prichádzajú do úvahy ako účastníci správnych konaní, preto vymedzuje všeobecné podmienky, na základe ktorých možno osobu spoľahlivo z právneho hľadiska identifikovať. Ak konkrétna osoba v konkrétnom prípade tieto podmienky spĺňa, správny orgán je povinný s ňou zaobchádzať ako s účastníkom správneho konania. To, aké vlastnosti (podmienky, predpoklady) musí osoba spĺňať, aby jej mohol byť priznaný status účastníka správneho konania, ďalej konkretizujú hmotnoprávne ustanovenia osobitných predpisov (napr. vek 18 rokov, bezúhonnosť, odborná spôsobilosť).

Okruh účastníkov správneho konania je správny orgán povinný zisťovať primárne na začiatku správneho konania, ale v priebehu celého konania až do právoplatného ukončenia je povinný skúmať, či nie je účastníkom správneho konania aj iná osoba, s ktorou sa doposiaľ ako s účastníkom nekonalo a konať sa malo, a teda sa mu mali doručovať aj všetky písomnosti.

DORUČOVANIE PÍSOMNOSTÍ

Písomnosti v správnom konaní správny orgán účastníkom správneho konania zasiela v plnom znení, bez úprav, nakoľko od obsahu týchto písomností sa odvíja aj samotný priebeh správneho konania a účastník správneho konania má Správnym poriadkom priznané rôzne práva a povinnosti, ktoré sa viažu na skutočnosti zistené v správnom konaní a vo väčšine prípadov obsiahnuté v týchto písomnostiach (napr. právo vyjadrovať sa k podkladom potrebným pre vydanie rozhodnutia, navrhovanie dôkazov, právo podať odvolanie, žalobu a pod.).

Zásahom správneho orgánu do písomností oznámených účastníkovi správneho konania (napr. prostredníctvom anonymizácie osobných údajov ďalších účastníkov správneho konania v rozhodnutí), by mohlo dôjsť k zmareniu účelu jednotlivých práv účastníka správneho konania (napr. účastník správneho konania by nemohol spochybniť niektoré skutočnosti a pod.). Podľa stanoviska Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky písomnosti vrátane rozhodnutia, ktoré sú obsahom administratívneho spisu v konkrétnom správnom konaní a ktoré sa doručujú účastníkom dotknutého správneho konania, ku ktorým má tento účastník správneho konania podľa Správneho poriadku vždy právo vyjadriť sa, sa doručujú bez zásahu zo strany správneho orgánu do týchto písomností, t. z. v neanonymizovanej podobe.^[19]

Doručovanie verejnou vyhláškou je popri doručovaní do vlastných rúk ďalším spôsobom doručovania písomností v správnom konaní. Správny poriadok ustanovuje konkrétne podmienky, kedy sa doručenie verejnou vyhláškou použije. Podľa § 26 Správneho poriadku sa použije takáto forma doručovania a) keď účastníci správneho konania nie sú známi, b) keď pobyt účastníkov správneho konania nie je známy alebo c) pokiaľ tak ustanoví osobitný predpis. Dotknuté ustanovenie upravuje aj ďalšie podmienky, ktoré musia byť splnené súčasne, aby bola písomnosť takýmto spôsobom doručená.^[20]

Doručovanie do vlastných rúk rovnako ako aj doručovanie verejnou vyhláškou sú rovnocenné formy doručovania písomností v správnom konaní, preto obdobne platí vyššie uvedené, a teda písomnosti doručované v správnom konaní formou verejnej vyhlášky sa doručujú v neanonymizovanej podobe.^[21]

NAZERANIE DO SPISU

Právo nazerať do spisu prináleží predovšetkým účastníkom správneho konania. Okrem účastníkov správneho konania majú právo nazerať do spisu aj iné subjekty, a to zástupcovia účastníkov správneho konania (zákonní zástupcovia, opatrovníci, osoby na základe plnomocenstva, advokáti), zúčastnené osoby, verejný ochranca práv, komisár pre deti, komisár pre osoby so zdravotným postihnutím, ako aj iné osoby, ktoré preukážu opodstatnenosť nahliadnutia do spisu.^[22]

Nazerať do spisu, robiť si výpisy, odpisy a kópie možno zásadne iba v prítomnosti zamestnanca správneho orgánu, čo je determinované najmä tým, aby nedochádzalo k nežiaducej manipulácii so spisom zo strany osôb nazerajúcich do spisu. O využití tohto práva sa urobí v spise záznam obsahujúci údaje o tom, kto a kedy do spisu nazrel, v prípade, že do spisu nazerá iná osoba ako účastník správneho konania, jeho zástupca, verejný ochranca práv alebo zúčastnená osoba, do spisu sa poznačia aj dôvody nazretia. Ak sa osobe nazrieť do spisu nepovolí, zaznamená sa v spise aj táto skutočnosť.^[23]

Podľa stanoviska Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky účastník správneho konania má v zmysle uvedeného z pohľadu ochrany osobných údajov právo nazerať do spisu, ktorý nie je anonymizovaný, pokiaľ osobitný zákon neustanovuje inak.

Problematickou vo vzťahu k doručovaniu písomností ako aj k nazeraniu do administratívneho spisu sa javí tretia kategória účastníka správneho konania vymedzená v § 14 ods. 1 Správneho poriadku. Podľa uvedeného ustanovenia je účastníkom správneho konania aj ten, kto tvrdí, že môže byť rozhodnutím vo svojich právach a právom chránených záujmoch alebo povinnostiach priamo dotknutý, a to až do času, kým sa nepreukáže opak. Takáto kategória účastníka správneho konania je rovnocenná s ďalšími kategóriami účastníkov správneho konania vymedzenými v § 14 Správneho poriadku a prináležia mu rovnaké práva a povinnosti ako ostatným účastníkom správneho konania, a to až do času, kým správny orgán právoplatne rozhodne o jeho vylúčení zo správneho konania. Z tohto dôvodu sa aj vo vzťahu k takémuto účastníkovi správneho konania postupuje vyššie uvedeným spôsobom tak pri doručovaní ako aj pri uplatňovaní práva nazerať do administratívneho spisu.^[24]

ZÁVER

Pre každého účastníka správneho konania je pochopiteľné legitímne očakávanie, že v procese správneho konania bude orgán verejnej správy spracovávať osobné údaje len zákonným spôsobom a len v rozsahu konkrétne určeného oprávneného účelu, aby nedochádzalo k porušeniu základných práv dotknutej osoby – účastníka správneho konania pri rešpektovaní základných zásad správneho konania.

ZOZNAM POUŽITEJ LITERATÚRY:

• BERTHOTY, J. a kolektív: Všeobecné nariadenie o ochrane osobných údajov. Praha : C. H. Beck, 2018. 712 s. ISBN 978-80-7400-714-9,
• GAJDOŠOVÁ, M., KOŠIČIAROVÁ, S. (eds.): Sloboda združovania – verejnoprávne a súkromnoprávne aspekty. Trnava : Typi Universitatis Tyrnaviensis, 2019. 285 s. ISBN 978-80-568-0355-4, ISBN 978-80-568-0354-7 (on-line),
• IVOR, J. 2019. Informácie dôležité pre trestné konanie a právo na súkromie. In Paneurópske právnické rozpravy. Človek – Informácie – Právo. Zborník príspevkov z prvého ročníka vedeckej konferencie s medzinárodnou účasťou v dňoch 20. a 21. marca 2019. Bratislava: Paneurópska vysoká škola. ISBN 978-80-89453-66-5,
• POTÁSCH, P., HAŠANOVÁ, J., MILUČKÝ, J., VALLOVÁ, J.: Všeobecné správne konanie – Teória a prax. Bratislava : EUROKÓDEX, s. r. o., apríl 2017. 216 s. ISBN 978-80-8155-071-3,
• Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov),
• Zákon č. 460/1992 Zb. Ústava Slovenskej republiky,
• Zákon č. 71/1967 Zb. o správnom konaní (správny poriadok) v znení neskorších predpisov,
• Zákon č. 154/1994 Z. z. o matrikách v znení neskorších predpisov,
• Zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
• Stanovisko Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky. Doručovanie písomností v správnom konaní a nazeranie do administratívneho spisu.